Briefing template: tips voor een goede briefing aan je grafisch vormgever

21 oktober 2024

Download
briefing template grafisch ontwerp

Download hier de briefing template

"*" geeft vereiste velden aan

Nieuwsbrief

Disclaimer: de magie zit niet in een doordacht document

Je hebt het ongetwijfeld al meegemaakt: een opdracht voor een grafisch project loopt niet helemaal gesmeerd. Bij terugblik besef je dat dit absoluut kon vermeden worden dankzij een betere briefing. Misschien ben je er alleen niet aan uit hoe je het precies beter kon aanpakken. Wel, we’ve got you covered!

Je kan meteen aan de slag met onze download, maar spoiler alert, de magische formule zit niet in een goed doordacht documentje. Dus leen ons even je blik en we tonen hoe je jouw toekomstige aanpak omtovert.

01 Mindset is key

1.1 Wees proactief

Garbage in, garbage out. Zo gaat de uitdrukking in de IT-wereld. Voor een creatief project is dat niet veel anders. Start je met de verkeerde informatie, dan eindig je wellicht met een misser. Het is gemakkelijk om de vinger te wijzen naar de ander als de briefing fout loopt. Een echte pro weet: stel je proactief op en bereid je voor. Een goede briefing dwing je af door intensief door te vragen.

1.2 It’s a two way street

Zorg dat de briefing altijd een dialoog is. Om die reden raden we af het proces louter afhankelijk te maken van een formulier of een e-mailadres. Dan ga je automatisch in comfort mode en worden vragen te laat gesteld. Organiseer dus zo veel en zo vroeg mogelijk een meeting.

1.3 Maak geen assumpties 

Een laatste tip: handel niet op basis van veronderstellingen. De meest evidente zaken worden soms over het hoofd gezien, en dat creëert een opening voor fouten. Dicht te timmeren dus.

02 De briefing

De aangeleverde briefing templates zijn een middel om die mindset alert te houden. Ze laten ruimte voor diverse projecten. Dat is nodig want zelden zijn twee projecten hetzelfde. Te veel ‘vragen in hokjes’ en je formulier is enkel bruikbaar voor een specifieke job. Om die reden focussen we op the bigger picture, maar voegen we termen en suggesties toe ter ondersteuning.

Er zijn twee types van briefings: de project briefing en de ontwerpspecificatie.

2.1 De project briefing

Deze briefing is gericht op de bevraging van een nieuw project. Dat kan een campagne zijn, een rebranding, een proces op langere termijn, of gewoon een serie van vijf postkaarten. 

De scope van het project mag machtig groot of bedrieglijk klein zijn; dit type van briefing is onmisbaar. De focus ligt op het bredere verhaal. Wat doet het bedrijf? Wat wil je bereiken met het project? Voor wie is het bedoeld? Zijn hier persona’s voor opgesteld? Waar wordt het eindproduct ingezet?

Er wordt ook ondervraagd wat de visuele communicatie moet uitstralen: de gewenste tone of voice, de persoonlijkheid die de visuele communicatie moet uitdragen, hoe de (bestaande) branding werkt of moet ingezet worden.

Tenslotte wordt de scope besproken door te kijken welke middelen er zijn, welke deliverables verwacht worden, wat de deadline en milestones van het project zijn, op welke manier er aan communicatie en feedback wordt gedaan en met wie.

Voor elke deliverable die uit de project briefing naar boven komt, schakel je over naar de tweede type briefing: de design briefing.

2.2 De design briefing

Hier leg je vast wat heel duidelijk moet zijn per deliverable. Maak een briefing op per type dat gecreëerd moet worden. Het kan gaan over zaken als formaat, medium, afmetingen, tijdsduur, framerate, verkozen wijze van afwerking, beschikbaar budget, ontwerpbeperkingen, te volgen richtlijnen, af te leveren bestanden… 

Tenslotte kan je bespreken welk bestaand opmaakmateriaal relevant is ter referentie, wat voor input er verwacht wordt en door wie, en welke vragen nog beantwoord moeten worden.

Het inzicht in en de nodige vakkennis over deze deliverables ligt in de meeste gevallen bij de designer. Alle nodige advies en te stellen vragen zullen voor een vakman veel duidelijk afgelijnd zijn. Ons advies dus aan de designers: grijp het voortouw en laat je niet verrassen door onvolledige gegevens.

Bieden jullie een grafische dienst die meer gericht is op grafische productie van bestaand materiaal, met terugkerende types van deliverables, dan kan je een duidelijk afgebakende design briefing ontwerpen. Een voorbeeld van een ontwerpspecificatie voor een brochure vind je ook in de download.

Door guru: